Компания "РН-Морской терминал Туапсе"
Обязанности:
- Осуществлять регистрацию документов в системе управления документацией.
- Формировать перечень входящих документов для генерального директора, содержащих задание для исполнения.
- Организовывать проведение селекторных совещаний генерального директора, фиксировать в его отсутствии полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание.
- Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, телефонограммы, своевременно доводить до сведения генерального директора информацию, полученную по каналам связи.
- Оформлять документально решения генерального директора, доводить до сведения работников устные распоряжения генерального директора.
- Вести базу контактов генерального директора, в том числе дни рождения, а также согласовывать с генеральным директором формат и способ поздравления, информировать об этом отдел административно-хозяйственного обеспечения. Обеспечивать организацию работы с посетителями в приемной руководителя (вести журнал предварительной записи на прием, регистрацию посетителей; организовывать прием деловых партнеров в офисе, обслуживание руководителя и его деловых партнеров, осуществлять сервировку чайного (кофейного) стола; принимать меры по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя).
- Выполнять работу по подготовке заседаний, совещаний, конференций и иных мероприятий, проводимых генеральным директором, согласовывая с начальником отдела по делопроизводству и архивному делу время, сроки и место проведения мероприятий, а также обеспечивать оповещение участников мероприятий о времени и месте проведения, повестке дня, осуществлять формирование, регистрацию и хранение протоколов проводимых мероприятий и контроль исполнения решений.
- Незамедлительно информировать начальника отдела по делопроизводству и архивному делу обо всех нарушениях, выявленных в процессе работы системы управления документацией (электронного архива документов), нарушении сроков исполнения распорядительных документов, резолюций и решений руководства Общества.
- Выполнять работу по организации приема, регистрации и необходимом обслуживании лиц, прибывших в служебные командировки для участия в совещаниях и других мероприятиях проводимых генеральным директором, а также обеспечивать бронирование мест в гостиницах для членов пребывающих делегаций (при необходимости).
- Осуществлять работу по организации командировок генерального директора.
- Обеспечивать наличие печатных форм материалов, необходимых для работы генерального директора, вводить текущую информацию в банк данных.
Квалификационные требования к должности:
- Высшее профессиональное образование или среднее профессиональное образование(желательно экономика, управление персоналом, документоведение).
- Опыт работы на аналогичной или схожей должности.
Профессиональные знания/навыки:
- Уверенный пользователь ПК.
- Знание программ Microsoft Office, программ для отправки-получения электронной корреспонденции, Docsvision.
- Навыки работы с МФУ, ксероксом, другой офисной оргтехникой.
- Знание основ делопроизводства.
- Ответственность за возложенные обязанности.
- Грамотная письменная и устная речь.
- Коммуникабельность, пунктуальность.
Условия:
- Вакансия на период отсутствия основного работника.
- График работы 5/2.
- Дополнительное медицинское страхование.
- Предоставление путевок в оздоровительные учреждения (по истечении двух лет работы).
- Социальные гарантии и льготы согласно Коллективному договору для сотрудников и их детей.